「進度貓」項目經理如何安排好時間做好項目進度管理對很多項目經理而言

對很多項目經理而言，他們的時間被工作主宰了，很多項目經理一天在工作中花費大量的時間，甚至沒有自己的私人時間。因此，項目經理必須要主動的管理自己的時間，合理安排自己的工作。

「進度貓」項目經理如何安排好時間做好項目進度管理

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一、時間都去哪了

時間對于每個人都至關重要，對于管理人員更是如此，時間不夠用成為幾乎所有管理者共同的問題，在一個項目中常常最忙的就是項目經理。有的人覺得厲害的管理者都是很輕松的，因為他的工作全部交出去了，根本不用自己操心，但是現實中忙忙碌碌的經理比比皆是。為什么管理者都這么忙呢？讓經理們如此忙碌的原因有三個：

1、職責

對于團隊成員來說，他的工作是比較單純的，只需要項目經理分配任務，各個團隊成員完成自己的任務即可。可是項目經理就不一樣了，，如果團隊成員是水手，那么項目經理就是船長，要為整個團隊負責。

2、團隊成員

如果你的團隊人數足夠，能力也很強的話，項目經理可以把你的工作授權給下手，自己也就不用整天焦頭爛額了。但是如果你的團隊能力一般，所以你總是要自己來制定計劃、監控進度、檢查質量等，那么你整天忙碌就是在這樣的事情。

3、自己

項目經理是團隊的中心，項目的問題都跟項目經理有關。項目經理應該=從自己身上找到解決之道。當你整天忙碌就需要問問自己，我對工作安排合理嗎？我抓住了主要問題嗎？團隊成員的能力充分發揮嗎？通過自省，改善自己的管理方法和行為習慣，我們對時間利用也必然會變得越來越高效。

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二、做好工作計劃

時間本身是無法管理的，無論你怎樣管理，時間既不會變多，也不會變少。因此，必須要有意識的對時間進行管理，所謂的時間管理，就是如何更有效的利用時間的問題，要求我們通過對工作的梳理，讓我們在有限的時間內，使得工作更有條理、更有成效。

工作梳理就好比整理房間，你不去整理它，雜物就會堆積得越來越多，你房子始終會很亂，只有將各位物品進行分類，并且扔掉一些用處不大的物品，才能讓房間變得整潔。項目經理同樣需要對工作進行分類，在一般的項目中，項目經理需要確定要做什么；先做什么，后做什么；誰來做；怎樣做才更有效。因此，項目經理可以按以下四個步驟來梳理工作：

1、分析要做什么

在一個項目中，首先要做好項目計劃，項目經理使用項目管理工具進度貓甘特圖對項目計劃進行細化，確定項目目標，確定項目開始結束時間。

2、先做什么再做什么

事有輕重緩急，事情的重要程度和緊急程序直接決定其處理的優先級。雖然很多事情來勢洶洶，但并不表示一定要當即處理，有些事情只是靜靜的躺在那兒，也并不意味著要“等有了時間再做” 。

3、由誰來做

根據做好的項目計劃，將任務分配個團隊成員。如果出現項目經理很忙、下屬很閑的情況，那就說明項目經理你做得太多了，不要和你的下屬搶事情做。同時通過進度貓隨時了解項目成員任務的完成情況，避免任務超時，造成項目延期。

4、如何讓工作更有成效

做不做、什么時候做以及誰來做的問題都解決了，剩下就要解決怎么做才能讓工作更有成效的問題了。項目經理要培養團隊成員的工作能力和溝通能力，個人的能力和團隊協作，對項目的影響是本質上的。

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三、做事要分輕重緩急

如果把要做的事情按照緊急、不緊急、重要、不重要的排列組合分成四個象限，這四個象限的劃分有利于我們對時間進行深刻的認識及有效的管理。

1、第一象限：重要緊急

這一類往往是火燒眉毛的事情，必須首先處理優先解決，否則項目會受到重大影響。

2、第二象限：重要不緊急

這類事情一般是預防性的工作，它具有重大的影響，對于個人或者企業的存在和發展以及周圍環境的建立維護，都具有重大的意義。

3、第三象限：緊急不重要

這些事情很緊急但并不重要，因此這一象限的事件具有很大的欺騙性，這些不重要的事件往往因為它緊急，就會占據人們的很多寶貴時間。

4、第四象限：不緊急也不重要

這類事情看上去最不需要做了，大多是些瑣碎的雜事，沒有時間的緊迫性，沒有任何的重要性。

我們到底該怎樣安排四個象限的工作呢？有的人沒有安排好項目的優先級，導致在不重要的事情上花費大量時間，于是項目到了后期項目經理只好四處救火。項目經理可以通過進度貓安排好任務的優先級，下面是進度貓創建任務圖片，在創建任務的時候我們就可以根據任務緊急情況，將任務進行劃分。

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1、非常緊急「進度貓」項目經理如何安排好時間做好項目進度管理

優先級最高，需要盡快處理。

2、緊急

這類事情看上去可以暫緩，但考慮到其重要性，應當與第一象限的工作并行去做。如果不及時去做，它們就會轉移到讓你頭疼的第一象限中去。

3、普通

它們就像是在你耳邊“嗡嗡嗡”地叫著的蒼蠅，你必須要花時間去趕走它們。可以安排或委托其他人來做。