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每天最重要的4小時——日常時間與精力管理

每天最重要的4小時——日常時間與精力管理

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Nov.

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平衡的生活對于幸福感來說很重要 ， 這種平衡是現在和未來之間平衡 。

作者 | SusanKuang

前段時間我搬回了北京 。 從一個城市搬到另一個城市 ， 毫無疑問 ， 意味著生活的一次重新調整 。

不過 ， 我很喜歡這樣的變化 ， 因為它能給我一種清零的感覺 ， 讓我從零開始 ， 重新設計自己的生活 。

過去這幾個月我陸陸續續讀了幾本有關效能的新書 ， 有了一些新的靈感 ， 也更新了自己的效能和時間管理理念 。 趁著這次生活調整 ， 我把這些靈感和理念全都融入到了自己的新生活中 。

這種全新理念給我生活帶來的最大改變就是 ， 我大幅減少了工作時間 ， 給自己的生活增添了很多閑暇樂趣 ， 然而這并沒有影響我的工作成效 ， 反而讓我在工作的時候變得更高效和投入 。

所謂的時間管理其實就是要回答這樣一個問題：我們該如何安排自己的每日時間？

如果把時間看作每個人人生的原始資本的話 ， 那么如何分配這些原始資本 ， 在很大程度上將決定我們未來的收益和人生狀態 。

不過 ， 很多人沒有意識到的是 ， “如何安排時間”實際上由三個子問題組成 ， 分別是：“做什么” ， “什么時候做” ， 以及“怎樣做” 。

我相信大部分人在做時間管理的時候根本沒有仔細思考過這些問題 ， 僅僅是跟著感覺隨意安排 。 實際上 ， 這些問題背后都有一些客觀原則 ， 只有理解了這些客觀原則 ， 我們才能在“如何安排時間”這個問題上做出最合理的選擇 。

這篇文章 ， 我將從這三個方面來分享時間管理背后的客觀原則 ， 以及我現在的日常時間管理策略：

01 最重要的事情只有一件

在時間管理的這三個問題中 ， 最關鍵對問題毫無疑問的是“做什么” ， 因為它直接決定了我們工作的成效 ， 也就是我們是否能得到想要的結果 ， 實現最初設定的目標 。 這個選擇背后最重要的客觀原則就是大家所熟知的“二八原則” 。

“二八原則”可以說是一個公認的、被長期驗證有效的普遍原則 。

不過 ， 它的重點不在于二八比例 ， 而是要告訴我們行為和結果之間是存在著不對等的現象的 ， 也就是說 ， 同等程度的付出和努力得到的結果不一定相同 。

我們常聽人說 ， 一分耕耘一分收獲 ， 努力了就會有回報 。 然而在真實的世界里 ， 一分耕耘并不一定會得到一分收獲 ， 有時候會更多 ， 有時候卻會更少 ， 最后的結果取決于我們把時間和努力用在什么事情上 。

因此 ， 想讓自己的時間被最大化的利用 ， 我們就得找到那些對結果會產生至關影響的事情 ， 然后把精力集中在這些事情上 ， 并且停止做那些無關緊要的事情 。 這個道理并不難理解 ， 真正難的是付諸實踐 ， 也就找出那20% ， 然后專注 。

關于如何把“二八原則”用在工作中 ， 加里·凱勒根據自己的親身經驗給出了一條非常實用的建議 ， 那就是“重要的事情只有一件” 。

加里·凱勒（Gary Keller）是世界上最大地產公司之一“凱勒威廉姆斯房地產公司”的董事長 。 他的公司曾一度陷入經營困境 ， 為了讓公司走出危機 ， 他做了很多努力 ， 最終的結果還是一團糟 。

這個時候 ， 他的導師給了他一個建議 ， 他告訴加里·凱勒 ， 他此時只需要做一件事情就能扭轉公司的處境 ， 那就是標記出14個關鍵人 ， 然后指派給真正能勝任的人 。

盡管心存懷疑 ， 但加里·凱勒還是決定照做 。 于是他辭去CEO職位 ， 專注于尋找這14個關鍵人 。 這個決策被證明是正確的——不到三年時間 ， 他的公司便實現了持續盈利 ， 而且以非常快的速度成長 。

但是一段時間之后 ， 加里·凱勒又發現了新的問題 ， 這14個關鍵人雖然能夠完成他們承諾的大部分工作 ， 但是有時候最重要的工作卻沒有完成 。 這導致他們的工作陷入困境 。

于是 ， 他嘗試讓他們簡化并專注最重要的工作 ， 從“本周需要做幾項工作”變成“本周最重要的三項工作” ， 再到“本周最重要的兩項工作” ， 但依然不見起色 。

絕望之下 ， 他打算試一試“只做一項工作”這個方法 。 于是 ， 他問這些人：“本周最重要的一件工作是什么？只有完成這項工作 ， 其他工作都會變得簡單或者不重要了 。 ”結果 ， 這14個關鍵人的業績直線上升 。

從那以后 ， 加里·凱勒便把“只做一件事情”定為他最核心的管理策略 ， 他還專門為此寫了一本書The ONE Thing: The Surprisingly Simple Truth Behind Extraordinary Results（中文版叫做《最重要的事 ， 只有一件》）在加里·凱勒看來 ， 無論工作還是生活 ， 想要取得最好的結果 ， 就要盡量縮小目標 。

專注于當下那一件最重要的事 ， 就能夠獲得成功高效的生活 。 “聚焦目標”意味著我們要擺脫所有可以做但不是必須做的事 ， 專注于應該做的事 ， 這樣我們的目標和行動之間就有了更緊密的聯系 。

從這個角度來說 ， 我們的工作時段應該被分為兩個區域——最為關鍵之事 ， 與其他各種瑣事 ， 然后將關鍵之事做到極致 ， 讓其他一切順其自然 。

那么 ， 如何才能找到那件最重要的事情呢？

加里·凱勒說關鍵在于提問 ， 提問應該包括兩個方面：大局和焦點 。

所謂大局指的就是方向 ， 或者說頂層目標和實現它的策略 。 在大局方面 ， 我們需要問自己：“我要做的那件最重要的事情是什么？” ， 這個問題能夠引導我們思考自己的發展和努力方向 ， 避免盲目努力 。

所謂焦點 ， 指的就是具體的手段和任務 ， 與之相關的問題則是：“我現在要做的那件最重要的事是什么？” 。 這個問題能夠幫我們將目光從抽象的目標轉向具體的每日行動上 。

雖然說這些問題能夠有助于我們開始思考 ， 但這實際上是一個持續思考和試錯的過程 ， 因此 ， 我們需要在行動過程中不斷問自己這些問題 ， 并且及時進行調整 。 我們在這些問題上思考的時間越多 ， 對于這件最重要的事情的把握和判斷能力就會越強 。

不得不說 ， 加里·凱勒這本書給了我很大啟發 。 我去年一整年工作非常拼命 ， 每天工作時間差不多接近10小時 ， 而且幾乎沒有周末 。 這讓我感到有些身心疲憊 ， 幸福感也有所下降 。

讀了這本書之后 ， 我開始問自己：“那件最重要的事情是什么？” 事實上 ， 關于未來 ， 我心里已經有了比較明確的發展方向 ， 只是在現階段我還有一些基礎性的工作需要完成——通過系統思考和寫作完成最重要的積累 ， 以建立我的核心競爭力 。

如果說最重要的事情只有一件 ， 那么對于當下的我來說 ， 最重要的事情就是完成專欄的寫作 。 這是我目前可以做的 ， 能夠給我未來帶來最大收益的一件事情 。

明確了這件最重要的事情之后 ， 我便把其他所有事情都歸類為“不重要的事情” ， 每天就只專注做這件最重要的事情 。 當然 ， 我并沒有把所有時間都花在這件事情上 ， 而是只拿出4-5小時的時間來專注工作 。

這樣的結果就是 ， 我多出來了很多可以花在生活樂趣上的閑暇時光 。 這樣的改變極大地提高了我的幸福感——我有足夠時間來發展自己的興趣愛好和享受生活 ， 而我的工作成效絲毫沒有受到影響 。

02 創造最佳的大腦狀態

解決了“做什么”這個問題之后 ， 我們下一個需要解決的問題就是“什么時候做” 。

如果說“二八原則”是“做什么”這個決定背后所要遵循的客觀規律 ， 那么“什么時候做”需要遵循的客觀規律又是什么呢？

毫無疑問 ， 應該是大腦的生理規律 。 我們需要明白 ， 人腦并不是電腦 ， 不是我們想讓它高效工作 ， 它就能進入高效工作狀態 。 人腦有著自己的生理規律 ， 這種生理規律決定了大腦的能量狀態 。 只有在心理能量處于巔峰狀態的時候 ， 我們的工作效率才是最高的 。

所以 ， “什么時候做”這個問題最簡單的答案就是 ， 把最重要的工作安排在大腦最佳狀態的時候 。

怎樣才能確保最重要的工作和大腦最佳狀態實現完美匹配呢？

為此 ， 我們需要了解一下睡眠的價值 ， 什么樣的任務容易讓大腦疲憊不堪 ， 以及身體和飲食如何影響大腦的狀態 。 懂得這些道理之后 ， 我們就知道要如何為每天最重要的工作創造出最佳的大腦狀態 。

01 重視睡眠 ， 確保足夠睡眠時間

想要為每天最重要的工作創造出最佳的大腦狀態 ， 我們首先要做的一件事情就是要確保自己有足夠的睡眠 ， 而且最好可以在正確的時間入睡（晚上10點到凌晨2點是睡眠的“黃金時間”） ， 因為睡眠質量直接決定了我們第二天的精神狀態 。

睡眠之所以如此重要 ， 是因為大腦在白天工作時會產生大量代謝廢物和毒素 ， 這些廢物和毒素是需要排除的 。

廢物排出其實是在為生長發育騰出空間 ， 因此丟棄并回收死亡細胞 ， 排出毒素 ， 送出廢物 ， 對大腦功能起著關鍵作用 。 這和身體的新陳代謝是同樣道理：我們的身體每天也會產生很多代謝廢物和毒素 ， 只有把這些廢物和毒素排除了 ， 身體才能保持健康狀態 。

事實上 ， 大腦擁有一套類似于身體淋巴系統的特殊廢物處理系統 ， 只不過它的主要工作時間是在晚上 。 研究者們發現在睡眠中 ， 腦部類淋巴系統比清醒狀態中活躍10倍 。

所以 ， 我們的大腦需要通過睡眠來進行代謝和恢復 。 如果睡得不好 ， 腦部類淋巴系統就會失效 ， 大腦功能就會受到影響 。 有研究人員認為 ， 老年性癡呆的根本原因之一 ， 就是大腦無法排出有害廢物 。 可見充足睡眠對保持大腦健康的重要性 。

02 了解什么樣的任務會讓大腦疲勞

雖然說充足的睡眠會讓我們在一天開始時擁有一個非常好的精神狀態 ， 但是別忘了大腦是很容易疲勞的 。

為了讓大腦在進行最重要的工作時擁有最佳的狀態 ， 我們可以考慮采用這兩個策略：

第一 ， 把最重要的工作任務安排在早上；

第二 ， 在進行最重要的工作前 ， 盡量避免那些會讓大腦產生疲勞感的任務 。

那么 ， 哪些任務會大量消耗我們的心理能量 ， 讓大腦產生疲勞感呢？

簡單來說 ， 就是那些會用到大腦執行功能的任務 。 所謂的“執行功能（Executive Function）”指的是大腦所擁有的各種控制和決定方向的功能 。 大腦的這個功能相當于公司里的執行官 ， 指揮并糾正著下屬們的行為 。 就大腦而言 ， 這個部分指揮的是我們的思想、情感和行動 。

大腦的執行功能包括做出決定（今天上班穿什么）、做計劃（今天要完成哪些任務） ， 必要的時候 ， 還要短暫地記住一些想法 。

此外 ， 執行功能還包括抑制一些行為、感受或想法 ， 比如抑制負面或則懶惰情緒 ， 讓自己開始工作 ， 或是在那些會分散你注意力的情況下繼續專注做當下的工作 。 這實際上就是我們常說的“自控” ， 自控本質是大腦的一種執行功能 。

大腦在使用執行功能的時候會消耗心理能量 ， 產生疲勞感 。

舉個例子 ， 很多人不喜歡做決定和做選擇 ， 就是因為這是一件需要耗費腦力和意志力的事情 。 當我們有太多選擇要考慮的時候 ， 大腦就會產生疲勞感 。 即使是做一些典型的、日常的、不重要的決定 ， 也會讓人在接下來的自控性任務中缺乏動力 。

這種消耗心理能量的狀態會讓人們想辦法拖延或避免做出選擇 。 一般來說 ， 如果你在做完某項任務之后覺得很累 ， 很有可能就是它讓你消耗了大量的心理能量 。

關于如何安排自己的日常工作 ， 我們需要記住這一條重要原則 ， 那就是在進行那些需要自己百分百投入的工作之前 ， 我們一定要盡可能地避免做那些會消耗心理能量的事 ， 也就是要避免做選擇、決策和計劃 ， 以及需要用到自控力的事情 。

最好的建議就是 ， 我們可以在前天晚上就決定好第二天要穿的衣服 ， 制定好第二天的計劃 ， 如果遇到一些需要短暫記憶的事情 ， 就趕緊寫下來 ， 不要占用大腦執行功能 ， 然后把哪些不重要 ， 但卻需要消耗自控力的事情放在完成了當天最重要的工作之后再去做 。

03 飲食和運動對大腦狀態的影響

另外 ， 大腦的精神狀態還會直接受到日常飲食的影響 。

關于這一點 ， 我們都應該有體會：每次吃了大量碳水化合物之后 ， 人就會變得很困 ， 打不起精神 ， 而當我們感到特別餓的時候 ， 集中精力就會變成一件非常困難的事情 。

在飲食方面 ， 我們最需要關注的就是血糖水平的變化 ， 因為對提高認知表現和維持穩定的情緒而言 ， 保持穩定的血糖水平極其重要 。

穩定的血糖水平對思考能力 ， 特別是工作記憶 ， 有積極的影響 。 保持血糖水平穩定的關鍵在于控制碳水化合物的攝取 ， 所以 ， 我們一定要避免在早飯和午飯的時候攝入大量碳水化合物 ， 尤其是那些升糖指數很高的碳水化合物 。

一頓健康的飲食應該是一些含有蛋白質、含糖指數低的碳水化合物和健康脂肪的食物 ， 而且在攝入碳水化合物之前最好能夠吃一些沙拉 ， 這樣能夠減緩血糖升高的速度 。

另外 ， 我們還可以備一些堅果和水果之類的健康零食 ， 在腦力不足的時候及時補充能量 ， 避免出現血糖過低的情況 。 此外 ， 還需要保持每天喝足夠多的水 ， 因為研究表明 ， 即使是那些健康的年輕人 ， 只要體內2%的水分流失 ， 就會對注意力和短期記憶力造成損傷 。

除了飲食之外 ， 運動對我們的精神狀態也有著很大影響 。

適量的運動能夠幫助我們在幾分鐘甚至幾小時內集中注意力 ， 令思路更清晰、情緒更積極 。 運動就像是個“重啟”鍵 ， 它非常可靠 ， 并且效果顯著 ， 而且起效快 ， 能夠立刻提升你的精神表現 。

如果我們發現自己此時精神不佳 ， 沒有辦法集中注意力 ， 或者思路受阻 ， 這個時候就可以考慮通過適當強度的運動來喚醒你的身體 。 這樣會讓我們在接下來的時間注意力更集中 ， 精神更敏銳 ， 效率也更高 。 另外 ， 在工作的時候要避免坐太久 ， 時不時起身走動走動也會讓我們的大腦更活躍 。

04 我的日常時間管理策略

回到北京后 ， 我重新安排了一下自己的生活 。 我的每一天基本可以分為三個階段：早上7點到10點 ， 上午10點到下午5點 ， 下午5點到晚上10點 。

Morning Routine

早上7點到10點是我的Morning routine時間 。 我的Morning routine包括：洗漱、早飯、古詩詞和英文早讀、改訓練營作業等等 。

每天最重要的4小時

上午10點到下午5點是我的工作時間 ， 除去中間1個半小時的午飯和休息時間 ， 我每天的工作時間也就差不多4個多小時 。 不過這是一段非常高效的時間 ， 我會在這段時間拒絕一切打擾 ， 直到完成今天那件“最重要的事情” 。

一般來說 ， 5點之后 ， 我就不工作了（除了改訓練營作業和處理一些必要的工作瑣事） 。 這樣的安排使得我每天工作時都特別高效和投入 ， 因為我知道只要完成了任務 ， 我就可以休息了 。

快樂的閑暇時光

下午5點到睡前都是我最快樂的閑暇時光：通常 ， 我會花些時間練習尤克里里彈唱 ， 然后出門沿著家附近的護城河散散步 。 晚飯后 ， 我會和家人視頻聊天 ， 收拾和整理房間 。 睡前 ， 我會讀讀書 ， 聽聽Podcast, 有時也會看看電影 ， 娛樂節目之類的 。

此外 ， 我給自己每周安排了兩天半休息日 ， 去上芭蕾課和聲樂課 ， 然后和好朋友聚聚 。

當然 ， 每個人的客觀情況都不一樣 ， 想要的人生也不一樣 。 但是不管怎樣 ， 背后的原則是不變的 ， 那就是一定要清楚那最重要的20%是什么 ， 把最重要的工作安排在大腦狀態最好的時候 ， 并選擇與任務相匹配的最佳工作模式 。

只要明白了這些問題背后所遵循的客觀原則和規律 ， 我們就能更好地安排自己的時間 。

不過千萬不要忘記一點 ， 時間管理其實只不過是一種手段 ， 它的意義在于幫助我們創造自己想要的生活 。

我現在逐漸意識到 ， 平衡的生活對于幸福感來說很重要 ， 這種平衡是現在和未來之間平衡 。 如果為了未來而長期犧牲現在 ， 忽視當下的滿足感 ， 我們的幸福感就會大打折扣 。

通過這次調整 ， 我讓自己擁有了一個更加平衡的生活——既兼顧了自己的事業發展 ， 又沒有失去當下生活的樂趣 。 這樣的生活才是我想要的 。

— THE END —